Kalkulation eines Messestandes - Tipps von Eventmarkt.de

Die Kalkulation eines Messeauftritts sollte sehr sorgfältig erfolgen. Oft werden gerade kostenintensive Punkte vernachlässigt oder gar vergessen. Welche Punkte beachtet werden sollen und welche Kosten anfallen können, werden im nachfolgenden Text erläutert.

Die Kostenkalkulation bedarf einer gesonderten Planung. Eine Liste mit den zu beachtenden Punkten ist ein hilfreiches Instrument. Wichtig ist, die wichtigsten Punkte zu kennen, denn gerade bei ihnen darf nicht gespart werden. Unnötige Kosten werden ebenfalls durch sorgfältige Planung vermieden.

Kostenkalkulation Messestandes

Die Kosten für den Messestand umfassen sowohl die Planung, die Umsetzung und Gestaltung, als auch den Transport, den Auf- und Abbau, die Kosten für die gemietete Fläche, die Reinigung, die Kosten für Versicherungen, Werbung und PR und letztendlich die Kosten für Strom, Wasser, Internet und eventuell Gema.

Diese Kosten lassen sich zusammenfassen: So übernimmt der Designer die Planung, Umsetzung und Gestaltung und in einigen Fällen sogar den Transport. Der Designer erstellt ein Angebot und dadurch lassen sich die Kosten für Planung, Umsetzung und Gestaltung in einer Summe festlegen. Der Messebauer wiederum berechnet den Transport (sofern noch nicht vom Designer übernommen) und den Auf- und Abbau. Die Kosten für Miete, Versicherungen, Strom, Wasser, Internet und Gema lassen sich ebenfalls als Gesamtpreis kalkulieren. Es handelt sich hierbei einfach ausgedrückt um die Betriebskosten des Messestandes. Werbung und PR bilden ebenfalls eine Einheit.

Die Kostenkalkulation für den Messestand beinhaltet demnach folgende feste Bestandteile:

• Designer
• Messebauer
• Betriebskosten
• Werbung und PR

Verschiedene Angebote sollten vor der Kalkulation eingeholt und gründlich miteinander verglichen werden.

Kostenkalkulation Messepersonal

In diese Kategorie fallen die allgemeinen Lohnkosten inklusive anfallender Wochenendzuschläge, die Kosten für Bekleidung, An- und Abfahrt, Unterkunft, Transfer vom Hotel zur Messe und zurück, die Verpflegung und die Versicherungen.

Auch hier lassen sich einzelne Posten zusammenfassen. So gelten die An- und Abfahrt, die Unterkunft, die Verpflegung und der Transfer als allgemeine Reisekosten. Die Lohnkosten inklusive Wochenendzuschlag bilden ebenso eine Kosteneinheit wie die Bekleidung und die Versicherungen.

Die Kostenkalkulation beinhaltet also für das Personal folgende Punkte:

• Reisekosten
• Lohnkosten
• Bekleidung
• Versicherung

Kostenkalkulation Ausstattung des Messestandes

Zu der Ausstattung eines Messestandes gehören Informationsmaterial, Werbegeschenke, Dekoration, Büromaterial, Möbel, Stauraum und die Bewirtung.

Die Kostenkalkulation umfasst in diesem Falle folgende Punkte:

• Informationsmaterial
• Werbegeschenke
• Dekoration (vorher klären, ob nicht vom Designer gestellt)
• Büromaterial
• Möbel
• Stauraum
• Catering

Nachdem eine Checkliste erstellt wurde, sollte abgeklärt werden, ob einzelne Bereiche noch enger zusammengefasst werden können. So bieten einige Designer und Messebauer die Dekoration zusätzlich mit an. Der Pauschalpreis für die Dienstleistungen erhöht sich dadurch nur minimal, als Messeteilnehmer spart man sich so unter Umständen die Extrakosten für einen Dekorateur. Ebenso kann das Informationsmaterial von einer Firma erstellt werden, die gleichzeitig Werbegeschenke produziert. Durch die größere Abnahmemenge lässt sich auch hier der Preis stark senken. Möbel können von Firmen gemietet werden.

Eine gute Alternative ist die Vermietung von Werbeflächen am eigenen Messestand. Möbel mit dem Logo eines Herstellers bringen Geld in die Firmenkasse und kosten keinen Cent. Das Catering sollte von einer ortsansässigen Firma übernommen werden. Auch hier sollten Angebote verglichen werden, um unnötige Kosten zu vermeiden.

Grundsätzlich gilt: Eine Messeteilnahme muss wirtschaftlich sein. Um das zu erreichen, sind eine sorgfältige Planung und ein ausführliches Briefing über nützliche und unwichtige Bestandteile äußerst wichtig. Bei einem Punkt sollte auf keinen Fall gespart werden: Versicherungen sind bei Messeteilnahmen sehr wichtig und schützen umfangreich vor unter Umständen hohen Verlusten.

Es gibt eine einfache Grundformel, an der man sich bei der Kalkulation orientieren kann. Der Gesamtaufwand des kompletten Messeauftritts inklusive Messestand, Personal und Ausstattung fällt etwa 7 – 10 Mal höher aus, als die Gesamtmiete des Messestandes. Auf diese Weise erhält man zu Beginn der Kostenkalkulation bereits einen ungefähren Richtwert.

Zusammenfassung der zu berücksichtigenden Kosten

• Designer
• Messebauer
• Betriebskosten
• Werbung und PR
• Reisekosten
• Lohnkosten
• Bekleidung
• Versicherung
• Informationsmaterial
• Werbegeschenke
• Dekoration
• Büromaterial
• Möbel
• Stauraum
• Catering